Ausschreibung: Planstelle für begünstigt behinderte Personen mit einem Grad der Behinderung von 60% und mehr in Abt. IV/5 – UG31, Teamassistenz

Grunddaten

Dienststelle: Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung – UG31, Abteilung IV/5, Minoritenplatz 5, 1010 Wien

Zuständigkeitsbereich der Abteilung: Angelegenheiten der Universitäten Wien, Graz, Innsbruck und Salzburg; Mitwirkung bei den Leistungsvereinbarungen; Weiterentwicklung der Qualitätsstandards Lehre: Studierbarkeit, Hochschuldidaktik, Future Skills sowie Fragen der Koordination des Studienangebots; Staatspreis Ars Docendi; Website Atlas der guten Lehre www.gutelehre.at; Koordination der Pädagoginnen- und Pädagogenbildung im Sektionsbereich; Österreichisches Sprachen-Kompetenz-Zentrum; Europäisches Fremdsprachenzentrum (EFSZ); Verein EFSZ (im Einvernehmen mit dem Bereich Bildung); Studierende mit Behinderung, gesundheitlicher Beeinträchtigung und chronischer Erkrankung – Maßnahmen laut NAP Behinderung

Spezielle Zielgruppe: Personen mit einem Grad der Behinderung von mindestens 60% und mehr
(Für die Bewerbung reicht der Nachweis eines Behindertenpasses aus, im Falle einer positiven Aufnahmeentscheidung muss ein Bescheid eingeholt werden)

Art der Stelle: Planstelle für begünstigt behinderte Personen mit einem Grad der Behinderung von 60% und mehr.
Funktion: Teamassistenz

Stundenausmaß: 30-40 Wochenstunden

Entlohnung: Die Entlohnung richtet sich nach der Verwendungsgruppe v3.

Bewerbungsfrist: offen

Arbeitsinhalte und Voraussetzungen:

Arbeitsinhalte

Wissensmanagement
Professionelles Ablagemanagement: Organisation, Pflege der und Übersicht über die elektronische Ablage der Abteilung.
Angeleitete Recherche in einschlägigen Dokumenten und auf Webseiten und Aufbereitung von Informationen.
Sichtung des Pressespiegels und Aufbereitung relevanter Artikel für das Abteilungsteam.
Organisatorische Aufgaben
Erstellung von Tabellen, Listen und Verteilern; Mitarbeit bei der Vorbereitung von Unterlagen;
Eigenständige Sitzungskoordination, -vorbereitung, -organisation; Anfertigung von Protokollen für die Abteilung.
Terminmanagement: Führen und Verwalten des Terminkalenders der Abteilung.
Informationseinholung und -aufbereitung; angeleitete Konzipierung von Schreiben (E-Mails) in Deutsch und Englisch für die Abteilung; elektronische Ablage.
Aktenmanagement
Professionelle Unterstützung des Abteilungsteams im ELAK; Adressenmanagement, -verteiler; Erstellung von Erledigungsentwürfen; Schnittstelle zur Kanzlei.

Voraussetzungen

Grad der Behinderung von mindestens 60% und mehr
Österreichische Staatsbürgerschaft oder uneingeschränkter Zugang zum Österreichischen Arbeitsmarkt
Volle Handlungsfähigkeit
Persönliche und fachliche Eignung für die Erfüllung der Aufgaben, die mit der vorgesehenen Verwendung verbunden sind.
Abschluss einer Handelsschule oder kaufmännischen Lehre/Verwaltungsassistenz
Gute EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, Datenbanken)
Einwandfreie Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift, Sicherheit im schriftlichen Ausdruck, Englisch-Kenntnisse.
Genauigkeit und Zuverlässigkeit, Organisations- und Koordinierungsfähigkeit,
Teamfähigkeit, Kommunikationsfreudigkeit, Interesse an Textgestaltung und sprachlicher Gestaltung, Organisationsfähigkeit, Lösungsorientiertheit, teamorientierte Arbeitsweise, Einsatzbereitschaft und Engagement, gute Umgangsformen

Bewerbungsunterlagen, Verfahren und Sonstiges

Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsschreiben
Lebenslauf
Behindertenpass oder Bescheid mit einem Grad der Behinderung von mindestens 60% und mehr (Scan/Kopie)
Sofern vorhanden: Zeugnisse (Arbeitszeugnisse)

(Bitte im Rahmen der Bewerbung auch um Bekanntgabe, falls bestimmte Rahmenbedingungen aufgrund einer Behinderung/Beeinträchtigung notwendig sind.)

Aufnahmeverfahren

Bewerbung
Vorstellungsgespräch
Aufnahmeentscheidung

(kein schriftlicher Test vorgesehen)

Anforderungen an körperliche Mobilität

Zugang zum Gebäude von außen über zwei Stufen (Klingel zum Portier), mehrere Treppen zum Lift, Büroräume vom Lift aus stufenlos über zwei Gangtüren (eine davon eine Schwingtüre) erreichbar
Setzt die Tätigkeit eine gute körperliche Mobilität voraus?
– Ja, Anwesenheit bei, sowie Vorbereitung von Besprechungen/Sitzungsräumen erfordert physische Mobilität (z.B. Dokumentendruck und -scans, Geschirr- und Gläseraufbau, Wasser- und Kaffeeversorgung)
Setzt die Tätigkeit eine (höhere) körperliche Belastbarkeit voraus? (z.B. Steigen auf Leitern, Transport schwerer Akten etc.)
– Nein.
Ist die Tätigkeit mit längeren internen oder externen Dienstwegen verbunden?
– Interne Wege innerhalb des Gebäudes Teinfaltstraße (häufig) und zwischen anderen Amtsgebäuden (selten).

Anforderungen an das Hör- und Kommunikationsvermögen

Vorwiegend interne Kommunikation oder fallen auch viele Gespräche mit externen Ansprechpersonen an? Parteienverkehr?
– Vorwiegend interne Gespräche (Teilnahme an (Abteilungs)Besprechungen und Protokollierung), kein Parteienverkehr.
Sind (viele) Telefonate zu führen (vorwiegend interne/externe Telefonate)?
– Ja, täglicher Aufgabenbereich, viele Telefonate, sowohl intern als auch extern.

Anforderungen an das Sehvermögen

Erfolgt die Arbeit vorwiegend am PC (mit MS Office oder auch mit anderen Programmen) oder sind auch viele physische Dokumente zu bearbeiten?
– Vorwiegend PC-Arbeit.
Gibt es ev. bisher schon Erfahrung mit Sehbehinderungen?
– Nein.

Größe des Teams: 8 Personen

Kontaktinformation

Ansprechperson

Stabstelle Personalplan, APB und Personalcontrolling für die UG31
Frau ADirⁱⁿ RgRⁱⁿ Irene Gatter-Zimmermann
T +43 1 531 20/9229
irene.gatter-zimmermann@bmbwf.gv.at

Bewerbung

Per Post:
Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung
z.H. Frau ADirⁱⁿ RgRⁱⁿ Irene Gatter-Zimmermann
Minoritenplatz 5, 1010 Wien

Per E-Mail:
An: irene.gatter-zimmermann@bmbwf.gv.at; selina.kusolitsch@bmbwf.gv.at